Ablauf der Labordatenbank Einführung


Für die Anpassung, Konfiguration, Einführung und Inbetriebnahme Ihrer Labordatenbank erstellen wir einen Projektzeitplan. Der Projektzeitplan beschreibt die 4 Phasen Datenimport, Datenstrukturierung, Testbetrieb, Produktivbetrieb. Die einzelnen Punkte des Projektzeitplans werden im Rahmen der wöchentlichen Telefonkonferenzen aktualisiert, umgesetzt und erklärt. An die Umsetzung gekoppelt sind die Zeitpunkte des 1. und 2. Workshops bei Ihnen vor Ort.
Vorbereitung
Durch die Verwendung des Teamviewers können wir die Telefonkonferenzen möglichst informativ gestalten.
Mit folgendem Link können Sie den Teamviewer kostenlos herunterladen und auf Ihrem Desktop installieren:
https://www.teamviewer.com/de


1. Phase: Datenimport

Excel-Tabelle mit Parametern bereitstellen
Die Parameter dienen der Erfassung der Analyseergebnisse. Sie können untenstehende Tabelle in eine Excel-Datei kopieren, Ihre Parameter gruppieren und die Parameterstammdaten eintragen. Bei Bedarf können Sie weitere Spalten ergänzen. Die Tabelle wird von uns in die Labordatenbank importiert und die individuelle Konfiguration für die Parameterstammdaten eingestellt.

ParametergruppeParameter NameAbkürzungEinheitNorm
Physikalische ParameterpH-WertpHEN ISO 10523
Physikalische ParameterTemperaturT°DIN 38404-4
Chemische UntersuchungCalciumCamg/lEN ISO 14911
Chemische UntersuchungMagnesiumMgmg/lEN ISO 14911
Mikrobiologische UntersuchungKoloniebildende EinheitenKBEin 1 mlEN ISO 6222


Da eine gute Parameterverwaltung die Basis für alle weiteren Arbeiten mit der Labordatenbank ist, sollte auf diesen Punkt besonders viel Wert gelegt werden.

Stammdaten die üblicherweise auf Parameterebene hinterlegt werden:
Einheiten, Normen, Prüfverfahren, SOP´s, Bestimmungsgrenzen, Anzahl der signifikanten Stellen, Anzahl der Kommastellen, Angaben zum Partnerlabor bei Fremdvergaben, alternative Bezeichungen, interne Artikelnummern, Importschlüssel bei Koppelung an externe Geräte, etc.

Formeln zu den Parametern hinterlegen
Nach dem Import der Parameter werden die Formeln bei den Parametern hinterlegt. Hierbei unterstützen wir Sie gerne.

Excel-Tabelle Ihrer Kunden (Auszug) bereitstellen
Die untenstehende Tabelle können Sie in eine Excel-Datei kopieren und Ihre Kunden und Kundenstammdaten eintragen. Bei Bedarf können Sie weitere Spalten ergänzen. Wir importieren Ihre Kundendaten und stellen die individuellen Konfigurationen zu den Kundenstammdaten in der Labordatenbank ein.

Nr.BezeichnungGeschlechtVornameNachnameE-MailAdressePLZOrtLandTelefon
K001M. MustermannFrauMartinaMusterfraumartina@musterfrau.atMusterstr. 112345MusterstadtAT+43 (0) 1234 567-8
K002Muster AGHerrMaxMustermannmuster@musterag.deMusterstr. 212345MusterstadtDE+49 (0) 1234 567-9
K003Muster GmbHFrauMariaMustermartina@mustergmbh.deMusterstr. 712345MusterstadtCH+41 (0) 1234 567-89


Excel-Tabelle mit Abrechnungsposten bereitstellen
Sie können untenstehende Tabelle in eine Excel-Datei kopieren und Ihre Abrechnungsposten eintragen. Nachdem wir die Abrechnungsposten importiert haben, können Sie die Verknüpfungen zu den jeweiligen Parametern erstellen und Kunden-Rabatte vergeben.

KategorieNamePreis (EUR)
EinzelparameterpH-Wert4.70
EinzelparameterTemperatur4.70
EinzelparameterCalcium15.80

Weitere typische Kategorien für Abrechnungsposten sind:
Untersuchungsgruppen, sonstige Leistungen (z.B. Beratungsleistungen, Probeflaschen ...) etc.

Excel-Tabelle mit Probenstammdaten erstellen
Probenstammdaten sind jene Angaben zur Probe, die in der Regel bei jeder Probe individuell erfasst werden und bereits beim Anlegen der Probe bekannt sind. Die untenstehende Tabelle können Sie in eine Excel-Datei kopieren und an Ihren Bedarf anpassen. Wir importieren die Probenstammdaten in die Labordatenbank.

StandardprobeSonderprobeStichprobe
Eingangsdatumxxx
Probenehmerxxx
Ext. Probenummerxx


Wenn für Ihre Proben jeweils unterschiedliche Stammdaten relevant sind, können die jeweiligen Probenstammdaten per "x" den Kategorien (z.B.: Standard- / Sonder- / Stichprobe) zugeordnet werden.

Berichtsvorlage bereitstellen (MS Word oder PDF)
Anhand eines aktuellen, beispielhaften Berichts, setzen wir Ihre Berichtsvorlage in der Labordatenbank um.
Dynamische Elemente wie z.B. Kundenadresse, Probenstammdaten und Analyseergebnisse benötigen wir im Bericht als farblich gekennzeichnet.

Rechnungsvorlage bereitstellen (MS Word oder PDF)
Anhand einer anonymisierten Rechnungsvorlage von Ihnen, erstellen wir die entsprechende Vorlage in der Labordatenbank.

Format für Probennummer bereitstellen / einstellen
In Anlehnung an Ihr aktuelles Format stellen wir die Probenummern in der Labordatenbank ein.

Format für Berichtsnummern bereitstellen / einstellen
In Anlehnung an Ihr aktuelles Format stellen wir die Berichtsnummern in der Labordatenbank ein.

Erster Workshop vor Ort
Das primäre Ziel des 1. Workshops ist es, das Labor kennenzulernen und sich vor Ort den Arbeitsablauf anzusehen. Dabei werden die relevanten Arbeitsprozesse und die Zusammenhänge zwischen den unterschiedlichen Teilbereichen (Proben, Aufträge, Parameter und Grenzwerte) erörtert um die entsprechende Datenstruktur erfassen zu können.


2. Phase: Datenstruktur

Proben, Aufträge, Parameter, Grenzwerte / Sollwerte / Spezifikationen anpassen
Die Teilbereiche Proben, Aufträge, Parameter und Grenzwerte Grenzwerte / Sollwerte / Spezifikationen werden dem Arbeitsablauf in Ihrem Labor angepasst und miteinander gekoppelt. Hierfür legen wir einige beispielhafte Aufträge mit Proben, Parametern und Grenzwerttabellen / Prüfpläne in Ihrer Labordatenbank an.


Das Diagramm zeigt eine vereinfachte Darstellung der Labordatenbank Datenstruktur.
Elemente wie Mitarbeiter, Zugriffsrechte, Angebote, Rechnungen, Rezepturen, Notizen, E-Mails, usw. wurden zur Vereinfachung ausgeblendet.

Einschulung der Parameter und Datenstruktur
Sie testen die Datenstruktur indem Sie praxisnahe, beispielhafte Proben inklusive Kunden, Proben, Grenzwerte / Sollwerte / Spezifikationen und Analysenergebnissen in der Labordatenbank anlegen.

Abnahme der Parameter und Datenstruktur
Sobald die Datenstruktur an die Abläufe in Ihrem Labor angepasst ist und die Stammdatenfelder soweit vollständig hinterlegt sind, erfolgt die Abnahme.

Erste Berichtsvorlage erstellen
Zu diesem Zeitpunkt sollten die Stammdatenfelder zu den Kunden, Parametern, Aufträgen und Proben vollständig in der Labordatenbank vorhanden sein, sodass sie im Bericht wiedergegeben werden können. Zum Testen des Berichtes verwenden wir Ihre beispielhaften Proben in der Labordatenbank.

Erste Berichtsvorlage abgenommen
Auf die Abnahme der 1. Berichtsvorlage folgt zeitnah der 2. Workshop vor Ort und der Start des Testbetriebes.

Grenzwerte / Sollwerte / Spezifikationen vervollständigen
In Hinblick auf den Start des Testbetriebes unter möglichst realen Bedingungen, vervollständigen Sie die geltenden Grenzwerte / Sollwerte / Spezifikationen für Ihre Parameter.

Probenvorlagen vervollständigen
Je nach Bedarf legen Sie Probenvorlagen an. Die Probenvorlagen ermöglichen eine automatisierte Koppelung zwischen der Probe und den relevanten Aufträgen, Parametern und Grenzwerte / Sollwerte / Spezifikationen miteinander zu koppeln.

Zweiter Workshop vor Ort
Das primäre Ziel des 2. Workshops ist die Schulung der Mitarbeiter, die in Zukunft mit der Labordatenbank arbeiten werden. Dabei stellen wir den Arbeitsablauf vor und beantworten eventuelle Fragen.
Außerdem werden in einer kleineren Runde offene Themen besprochen und der Termin für den Start des Testbetriebes festgelegt.


3. Phase: Testbetriebes
Der Testbetrieb startet möglichst zeitnah nach dem 1. Workshop. Ziel des Testbetriebes ist es, die Mitarbeiter im Umgang mit der Labordatenbank vertraut zu machen und praxisnahe Feinanpassungen vorzunehmen, bevor der Produktivbetrieb beginnt.


4. Phase: Produktivbetrieb / Projektabschluss
Nachdem eventuelle, während des Testbetriebes auftretenden Optimierungsanforderungen umgesetzt sind und Ihre Labordatenbank bereit für den Produktivbetrieb ist, beginnt auch der Projektabschluss. Mit dem Abschluss der Validierung startet der Produktivbetrieb mit der Umstellung auf die Labordatenbank als Hauptsystem.


Support
Mit dem Projektabschluss gehen wir von der Einführung in den Support über. Auch im Rahmen des Supports führen wir Modifikationen an den bestehenden Features Ihrer Labordatenbank durch. Erfahrungsgemäß verringert sich mit Abschluß des Projektes die Häufigkeit an Telefonkonferenzen. Oft reichen kurzfristig vereinbarte Telefonate bzw. E-Mails aus, um Verbesserungswünsche zu besprechen.


Allgemeines

Mitarbeiter

Kunden

Kundenzone (optional)

Aufträge

Angebote

Proben

Parameter