Checkliste Labordatenbank Einführung


Für die Anpassung, Konfiguration, Einführung und Inbetriebnahme Ihrer Labordatenbank erstellen wir einen Projektzeitplan.
Der Projektzeitplan beinhaltet die 4 Phasen Datenimport, Datenstrukturierung, Testbetrieb, Produktivbetrieb.
Im Rahmen der wöchentlichen Telefonkonferenzen wird der Projektzeitplan umgesetzt, besprochen und aktualisiert.
An die Umsetzung gekoppelt sind der 1. und 2. Workshop bei Ihnen vor Ort.
Vorbereitung für die erste Telefonkonferenz
Mit folgendem Link können Sie den Teamviewer, ein Screensharing-Programm, kostenlos herunterladen und auf Ihrem Desktop installieren:
https://www.teamviewer.com/de
Damit verlaufen die Telefonkonferenzen maximal interaktiv und informativ.


1. Phase: Datenimport

Die Labordatenbank Einführung beginnt mit dem Import Ihrer Daten aus Mitarbeiterlisten, Kundenlisten, Parameterlisten, Preislisten etc.
Diese Daten können aus einem bestehenden System (Altdatenimport) stammen oder sie werden vom Labor für die Einführung der Labordatenbank erarbeitet und bereitgestellt.

In den nachfolgend verlinkten Anleitungen, finden Sie Beschreibungen und Vorlagen für den Import der Daten:
  • Mitarbeiter importieren
  • Kunden importieren
  • Parameter importieren
  • Probenstammdaten importieren
  • Abrechnungsposten importieren

    Die nächsten Schritte sind:

    Vorlage für Bericht bereitstellen (MS Word oder PDF)
    Mit dem von Ihnen bereitgestellten, beispielhaften und aktuellen Bericht erstellen wir die Vorlage für Ihren Bericht aus der Labordatenbank.
    Dynamische Elemente wie z.B. Kundenadresse, Probenstammdaten und Analyseergebnisse benötigen wir im Beispiel - Bericht als farblich gekennzeichnet.

    Vorlage für Rechnung bereitstellen (MS Word oder PDF)
    Anhand Ihrer anonymisierten Rechnungsvorlage erstellen wir die entsprechende Vorlage in der Labordatenbank.

    Vorlage für Angebot bereitstellen (MS Word oder PDF)
    Anhand Ihrer anonymisierten Angebotsvorlage erstellen wir die entsprechende Vorlage in der Labordatenbank.

    Format für Probennummer bereitstellen
    An Ihr aktuelles Format angelehnt, stellen wir die Probenummer in der Labordatenbank ein.

    Format für Berichtsnummern bereitstellen
    An Ihr aktuelles Format angelehnt, stellen wir die Berichtsnummer in der Labordatenbank ein.

    1. Workshop vor Ort
    Das primäre Ziel des 1. Workshops ist es, das Labor kennenzulernen und vor Ort den Arbeitsablauf zu verstehen. Dabei werden die relevanten Arbeitsprozesse und die Zusammenhänge zwischen den unterschiedlichen Teilbereichen erörtert, um die entsprechende Datenstruktur erfassen zu können.


    2. Phase: Datenstruktur

    Die Teilbereiche Proben, Aufträge, Parameter, Grenzwerte (oder Sollwerte / Spezifikationen, nachfolgend Grenzwerte genannt) etc. anpassen
    Die einzelnen Teilbereiche werden dem Arbeitsablauf in Ihrem Labor angepasst und miteinander gekoppelt.
    Dafür legen wir einige beispielhafte Aufträge mit Proben, Parametern etc. in Ihrer Labordatenbank an.




    Das Diagramm zeigt eine vereinfachte Darstellung der Labordatenbank Datenstruktur.
    Elemente wie Mitarbeiter, Zugriffsrechte, Angebote, Rechnungen, Rezepturen, Notizen, E-Mails etc. wurden zur Vereinfachung ausgeblendet.


    Einschulung und Testung der Datenstruktur
    Sie testen die Datenstruktur indem Sie realistische, beispielhafte Proben inklusive Aufträgen, Kunden usw. in der Labordatenbank anlegen.

    Abnahme der Parameter und Datenstruktur
    Sobald die Datenstruktur an die Abläufe in Ihrem Labor angepasst ist und die Stammdatenfelder soweit vollständig hinterlegt sind, erfolgt die Abnahme.

    Erste Berichtsvorlage erstellen
    Zu diesem Zeitpunkt sollten die Stammdatenfelder zu den Kunden, Parametern, Aufträgen und Proben vollständig in der Labordatenbank vorhanden sein, sodass sie anhand aktueller Beispiel - Proben im Bericht wiedergegeben werden können.

    Abnahme der ersten Berichtsvorlage
    Auf die Abnahme der ersten Berichtsvorlage hin, folgen zeitnah der 2. Workshop vor Ort und der Start des Testbetriebes.

    Grenzwerte vervollständigen
    In Hinblick auf den Start des Testbetriebes unter realen Bedingungen, ist es sinnvoll, wenn Sie die Grenzwerte Ihrer Parameter vervollständigen.

    Probenvorlagen vervollständigen
    Indem Sie die Probenvorlagen anlegen, können Sie gegebenenfalls für Ihre Proben die Aufträge, Parametern und Grenzwerte vorgeben.

    2. Workshop vor Ort
    Das primäre Ziel des 2. Workshops ist die Schulung der Mitarbeiter, die in Zukunft mit der Labordatenbank arbeiten werden.
    Dabei stellen wir den Arbeitsablauf vor und beantworten eventuelle Fragen.
    Außerdem werden in einer kleineren Runde die offene Themen besprochen und der Termin für den Start des Testbetriebes festgelegt.


    3. Phase: Testbetrieb
    Der Testbetrieb startet möglichst zeitnah nach dem 1. Workshop.
    Ziel des Testbetriebes ist es, die Mitarbeiter im Umgang mit der Labordatenbank vertraut zu machen und praxisnahe Feinanpassungen vorzunehmen.


    4. Phase: Produktivbetrieb / Projektabschluss
    Nachdem während des Testbetriebes auftretenden Optimierungsanforderungen umgesetzt sind und Ihre Labordatenbank bereit für den Produktivbetrieb ist, beginnt die Validierung und der Projektabschluss.
    Mit dem Abschluss der Validierung startet der Produktivbetrieb und die Umstellung auf die Labordatenbank als Hauptsystem.


    Support
    Erfahrungsgemäß verringert sich mit dem Projektabschluss die Häufigkeit an Telefonkonferenzen und wir gehen in den Support über.
    Auch im Rahmen des Supports führen wir Modifikationen und Updates an Ihrer Labordatenbank durch.
    Oft reichen kurzfristig vereinbarte Telefonate bzw. E-Mails aus, um Verbesserungswünsche zu besprechen.

  • Allgemeines

    Einführungsphase

    Mitarbeiter

    Aufträge

    Proben

    Probenvorlage

    Berichte

    Berichtstabellen Editor

    Kunden

    Kundenzone (optional)

    Angebote

    Rechnungen

    Parameter

    Rechnen mit Parametern

    Schnittstellen

    Prüfpläne / Grenzwerte / Spezifikationen

    Dokumentenlenkung

    Prüfmittel

    Mitarbeiterschulungen

    8D-Report

    Sonstiges