Checkliste Labordatenbank Einführung

Vorbereitung für die erste Telefonkonferenz
Für die Online-Workshops haben sich Screensharing-Programme bewährt.
- Mit folgendem Link können Sie Zoom, ein Screensharing-Programm, kostenlos herunterladen und auf Ihrem Desktop installieren:
https://zoom.us

- Mit folgendem Link können Sie den Teamviewer, ein Screensharing-Programm, kostenlos herunterladen und auf Ihrem Desktop installieren:
https://www.teamviewer.com/de
Damit verlaufen die Telefonkonferenzen maximal interaktiv und informativ.


1. Phase: Datenimport

Die Labordatenbank Einführung beginnt mit dem Import Ihrer Daten aus Mitarbeiterlisten, Kundenlisten, Parameterlisten, Preislisten etc.
Diese Daten können aus einem bestehenden System (Altdatenimport) stammen oder sie werden vom Labor für die Einführung der Labordatenbank erarbeitet und bereitgestellt.

In den nachfolgend verlinkten Anleitungen, finden Sie Beschreibungen und Vorlagen für den Import der Daten:

Mitarbeiter importieren

Kunden importieren

Parameter importieren

Probenstammdaten importieren

Abrechnungsposten importieren


Die nächsten Schritte sind:

Vorlage für Bericht bereitstellen (MS Word oder PDF)
Mit einem von Ihnen bereitgestellten, beispielhaften und aktuellen Bericht erstellen wir die Vorlage für Ihre zukünftigen Berichte aus der Labordatenbank.
Dynamische Elemente wie z.B. Kundenadresse, Probenstammdaten und Analyseergebnisse benötigen wir im Beispiel - Bericht bitte farblich gekennzeichnet.

Vorlage für Rechnung bereitstellen (MS Word oder PDF)
Anhand Ihrer anonymisierten Rechnungsvorlage erstellen wir die entsprechende Vorlage in der Labordatenbank.

Vorlage für Angebot bereitstellen (MS Word oder PDF)
Anhand Ihrer anonymisierten Angebotsvorlage erstellen wir die entsprechende Vorlage in der Labordatenbank.

Format für Probennummer bereitstellen
An Ihr aktuelles Format angelehnt, stellen wir die Probenummer in der Labordatenbank ein.

Format für Berichtsnummern bereitstellen
An Ihr aktuelles Format angelehnt, stellen wir die Berichtsnummer in der Labordatenbank ein.

1. Workshop vor Ort
Das primäre Ziel des 1. Workshops ist es, das Labor kennenzulernen und vor Ort den Arbeitsablauf zu verstehen. Dabei werden die relevanten Arbeitsprozesse und die Zusammenhänge zwischen den unterschiedlichen Teilbereichen erörtert, um die entsprechende Datenstruktur erfassen zu können.

2. Phase: Datenstruktur

Die Teilbereiche Proben, Aufträge, Parameter, Grenzwerte (oder Sollwerte / Spezifikationen, nachfolgend Grenzwerte genannt) etc. anpassen
Die einzelnen Teilbereiche werden dem Arbeitsablauf in Ihrem Labor angepasst und miteinander gekoppelt.
Dafür legen wir einige beispielhafte Aufträge mit Proben, Parametern etc. in Ihrer Labordatenbank an.




Das Diagramm zeigt eine vereinfachte Darstellung der Datenstruktur Labordatenbank.
Elemente wie Mitarbeiter, Zugriffsrechte, Angebote, Rechnungen, Rezepturen, Notizen, E-Mails etc. wurden zur Vereinfachung ausgeblendet.

Einschulung und Testung der Datenstruktur
Sie testen die Datenstruktur indem Sie realistische, beispielhafte Proben inklusive Aufträgen, Kunden usw. in der Labordatenbank anlegen.

Abnahme der Parameter und Datenstruktur
Sobald die Datenstruktur an die Abläufe in Ihrem Labor angepasst ist und die Stammdatenfelder soweit vollständig hinterlegt sind, erfolgt die Abnahme.

Erste Berichtsvorlage erstellen
Zu diesem Zeitpunkt sollten die Stammdatenfelder zu den Kunden, Parametern, Aufträgen und Proben vollständig in der Labordatenbank vorhanden sein, sodass anhand aktueller Beispiele - Proben im Bericht wiedergegeben werden können.

Abnahme der ersten Berichtsvorlage
Auf die Abnahme der ersten Berichtsvorlage, folgen zeitnah der 2. Workshop (bestenfalls vor Ort) und die zeitliche Festlegung für den Start des Testbetriebes.

Grenzwerte vervollständigen
In Hinblick auf den Start des Testbetriebes unter realen Bedingungen, ist es sinnvoll, wenn Sie die Grenzwerte Ihrer Parameter vervollständigen.

Probenvorlagen vervollständigen
Indem Sie die Probenvorlagen anlegen, können Sie gegebenenfalls für Ihre Proben die Aufträge, Parameter und Grenzwerte vorgeben.

2. Workshop vor Ort
Das primäre Ziel des 2. Workshops ist die Schulung der Mitarbeiter, die in Zukunft mit der Labordatenbank arbeiten werden.
Dabei stellen wir den Arbeitsablauf vor und beantworten eventuelle Fragen.
Außerdem werden in einer kleineren Runde die offene Themen besprochen und der Termin für den Start des Testbetriebes festgelegt.

3. Phase: Anpassung
Während des Testbetriebs können umfangreiche Anpassungen nach Ihren Vorgaben durchgeführt werden. Diese Anpassungen werden wir mit Ihnen gemeinsam in den folgenden Workshops erarbeiten.

ggf. weitere Workshops (Online oder vor Ort)
Zu speziellen Themen, wie Statistiken / Auswertungen / automatischer Ex- und Import von Messdaten, Dokumenten, etc.

4. Phase: Testbetrieb
Ziel des Testbetriebes ist es, die Mitarbeiter im Umgang mit der Labordatenbank vertraut zu machen und praxisnahe Feinanpassungen vorzunehmen.

5. Phase: Produktivbetrieb / Projektabschluss
Nachdem die Optimierungsanforderungen aus dem Testbetrieb umgesetzt worden sind ist Ihre Labordatenbank bereit für den Produktivbetrieb. Es beginnt die Validierung als Vorbereitung auf den Projektabschluss..


Support
Erfahrungsgemäß verringert sich mit dem Projektabschluss die Häufigkeit an Telefonkonferenzen und wir gehen in den Support über.
Auch im Rahmen des Supports führen wir Modifikationen und Updates an Ihrer Labordatenbank durch.
Oft reichen kurzfristig vereinbarte Telefonate bzw. E-Mails aus, um Verbesserungswünsche zu besprechen.
Nutzen Sie dazu gerne den auf jeder Seite der Labordatenbank befindlichen Support-Link.



Der Link findet sich immer am Seitenende. Beim Klick auf den Link öffnet sich automatisch Ihr E-Mail Fenster.



In Ihrem E-Mail Fenster finden Sie eine vorkonfigurierte Mail. Diese beinhaltet drei wichtige Attribute für einen schnellen und effektiven Support.
Je genauer die Problembeschreibung, desto besser können wir das Problem nachvollziehen.
Ein Screenshot unterstützt bei der schnellen Findung eines Problems.
Der Link zu der entsprechenden Seite Ihrer Labordatenbank wird von uns automatisch generiert und ermöglicht uns einen sofortigen Zugriff.